Rechtmatigheidsverantwoording B&W

Per 1 januari 2023 is de Wet versterking decentrale rekenkamers (Wcdr) in werking getreden. Met deze wetswijziging is onder andere de verplichting ingevoerd voor het college van Burgemeester en Wethouders (hierna: college) om een rechtmatigheidsverantwoording op te stellen als onderdeel van de jaarrekening. Het college legt in de jaarrekening zelf verantwoording af over de mate waarin zij in het boekjaar rechtmatig heeft gehandeld. Het college gebruikt hiervoor de voorgeschreven teksten van de Commissie BBV zoals opgenomen in bijlage 1 van de Kadernota rechtmatigheid 2023.

Rechtmatigheidsverantwoording van het college van burgermeester en wethouders

Verantwoordelijkheid college van burgemeester en wethouders
De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden- en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In de rechtmatigheidsverantwoording licht het college toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en het misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming met de door de gemeenteraad vastgestelde kaders (zoals de begroting, gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de overige relevante wet- en regelgeving) tot stand zijn gekomen.
De grondslag voor deze verantwoording is de Kadernota Rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV van november 2023 en de Financiële verordening Nissewaard 2023. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de gemeenteraad op 31 januari 2024 vastgestelde normenkader rechtmatigheid verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. De gemeenteraad heeft een verantwoordingsgrens bepaald en deze bedraagt 2% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 8,0 mln. De verantwoordingsgrens betekent dat rechtmatigheidsfouten pas in de rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen en toegelicht wanneer deze boven het door de raad vastgestelde bedrag komen. Wanneer het voor het college niet duidelijk is of financieel rechtmatig is gehandeld, worden deze onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen en toegelicht indien deze boven het door de raad vastgestelde bedrag komen.

Bevinding
Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties voor een totaalbedrag van € 9,4 mln. onrechtmatig tot stand zijn gekomen; de rechtmatigheidsfouten overschrijden dus de daarvoor door de gemeenteraad vastgestelde verantwoordingsgrens.

De geconstateerde afwijkingen betreffen:

Toelichting afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording

Begrotingscriterium
Dit criterium heeft betrekking op alle financiële beheershandelingen die ten grondslagen liggen aan de baten, de lasten en de balansmutaties. Deze dienen tot stand te komen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en de hiermee samenhangende programma’s. Ook dient gekeken te worden naar de beschikbaar gestelde investeringskredieten en de uitputting daarvan.

Er is sprake van € 4,3 mln. aan begrotingsonrechtmatigheid. Dit bedrag is hoger dan voorgaande jaren omdat de uitleg van de commissie BBV in de kadernota rechtmatigheid is aangescherpt. Alle overschrijdingen op de lasten én alle onderschrijdingen op de baten dienen te worden aangemerkt als onrechtmatigheden wanneer deze niet tijdig zijn gemeld. Tot en met 2022 werden de baten niet betrokken in de analyse op de begrotingsrechtmatigheid en waren overschrijdingen op de lasten onder bepaalde voorwaarden alsnog als rechtmatig aan te merken.
Een deel van de totale begrotingsonrechtmatigheden, namelijk € 0,4 mln. van de € 4,3 mln., kunnen aangemerkt worden als acceptabele overschrijdingen. Dit zijn de overschrijdingen die passen binnen de afspraken die gemaakt zijn tussen het college en de raad in de financiële verordening.
De acceptabele onrechtmatigheden zien toe op:

• Overschrijdingen op kredieten die kleiner zijn dan € 25.000 per krediet voor een bedrag van € 0,1 mln. Dit bedrag is acceptabel op grond van artikel artikel 9 lid 1.

Op het programma ‘algemene dekkingsmiddelen’ is sprake van een niet acceptabele overschrijding welke toegelicht dient te worden. Het totaal van deze overschrijding betreft € 3,9 mln. en bestaat uit de volgende onderdelen:

• Dotatie voorziening verlofsparen € 1,2 mln.
  Als onderdeel van het opstelproces van de jaarrekening is door de organisatie geconcludeerd dat de voorziening verlofsparen verhoogd moest worden. Deze verhoging is het gevolg van aangepaste regelgeving. Een deel van deze extra dotatie aan de voorziening zorgt voor een overschrijding.
• Onjuiste besluitvorming € 1,0 mln.
  In de 2 ^e Turap 2023 is het begrotingssaldo volledig toegevoegd aan de Algemene reserve. Echter, waren er twee toevoegingen aan reserves niet verrekend waardoor er meer aan de algemene reserve is toegevoegd dan er beschikbaar was.
• Overschrijding inhuur € 0,8 mln.

Ten opzichte van de totale begroting is er minder uitgegeven aan externe inhuur. Op programma 6 is sprake van een overschrijding die wordt gecompenseerd door een onderschrijding op andere programma’s. De kosten voor externe inhuur waren op dit programma hoger dan in de begroting na wijziging verwacht werd. De hogere kosten op dit programma zorgen voor een overschrijding die niet tijdig is gemeld.

• Afrekening voorgaande jaren € 0,4 mln.

De nog te verrekenen bedragen over oudere jaren met het BCF zijn geanalyseerd. Hieruit volgt een correctie welke niet is gemeld in de laatste begrotingswijziging.

• Overschrijding als gevolg van naheffingsaanslagen € 0,2 mln
  De overschrijding wordt veroorzaakt door betaalde rente over naheffingsaanslagen. Deze overschrijding is niet tijdig gemeld.
• Doorbelasting € 0,2 mln.
  Er is sprake van een overschrijding door een verschil tussen geraamde toe te rekenen rente en de werkelijk toegerekende rente. Dit verschil is niet tijdig gemeld.

Voorwaardencriterium
Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving, zowel intern (door de raad vastgestelde verordeningen) als extern (landelijke en Europese regelgeving). Met onze interne controles sluiten we aan bij de goedkeurings- en rapporteringstoleranties zoals door de raad zijn vastgesteld.

De controle op naleving van de Europese regelgeving ten aanzien van het aanbesteden van opdrachten die de gemeente verstrekt heeft geleid tot een rechtmatigheidsfout van € 6,0 mln.
Uit de intern uitgevoerde spendanalyse blijkt dat contracten zijn afgesloten met een contractwaarde boven de Europese aanbestedingsgrens zonder dat deze Europees zijn aanbesteed en dat losse opdrachten bij eenzelfde leverancier gezamenlijk boven de aanbestedingsgrens uitkomen. Op basis van een steekproef wordt de omvang van de lasten die samenhangen met deze contracten en opdrachten geraamd op €1,6 mln. Daarnaast is sprake van een doorwerking van geconstateerde fouten uit vorig boekjaar voor € 4,4 mln.
De rechtmatigheidsfouten worden veroorzaakt door zowel losse opdrachten die gezamenlijk boven de aanbestedingsgrens uitkomen, als ook opdrachten die niet op de juiste wijze in de markt gezet zijn.

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium
Onder misbruik wordt verstaan het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of uitkeringen te verkrijgen of het niet of dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen.
Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan.

Uit de controles is naar voren gekomen dat de gemeente geen overkoepelend M&O beleid heeft vastgesteld. Hier gaat het college in 2024 mee aan de slag. Er zijn geen bevindingen boven de rapportagegrens.