Bedrijfsvoering

Rechtmatigheidsverantwoording
Per 1 januari 2023 is de Wet versterking decentrale rekenkamers (Wcdr) in werking getreden. Met deze wetswijziging is onder andere de verplichting ingevoerd voor het college van Burgemeester en Wethouders (hierna: college) om een rechtmatigheidsverantwoording op te stellen als onderdeel van de jaarrekening. Het college legt in de jaarrekening zelf verantwoording af over de mate waarin zij in het boekjaar rechtmatig heeft gehandeld. Het college gebruikt hiervoor de voorgeschreven teksten van de Commissie BBV zoals opgenomen in bijlage 1 van de Kadernota rechtmatigheid 2023.

Voor de rechtmatigheidsverantwoording inclusief de toelichting daarop verwijzen wij naar de rechtmatigheidsverantwoording zoals opgenomen in de jaarrekening. In deze paragraaf gaan wij in op de maatregelen die we hebben getroffen om onrechtmatigheden in de toekomst te voorkomen.

Begrotingscriterium
Dit criterium heeft betrekking op alle financiële beheershandelingen die ten grondslagen liggen aan de baten, de lasten en de balansmutaties. Deze dienen tot stand te komen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en de hiermee samenhangende programma’s. Ook dient gekeken te worden naar de beschikbaar gestelde investeringskredieten en de uitputting daarvan.

Er is sprake van € 15,5 mln. aan begrotingsonrechtmatigheid. Dit bedrag is hoger dan voorgaande jaren omdat de uitleg van de commissie BBV in de kadernota rechtmatigheid is aangescherpt. Zie ook de nadere toelichting in de rechtmatigheidsverantwoording.
Een belangrijk deel van de totale begrotingsonrechtmatigheden, namelijk € 11,6 mln. van de € 15,5 mln., kunnen aangemerkt worden als acceptabele overschrijdingen. Dit zijn de overschrijdingen die passen binnen de afspraken die gemaakt zijn tussen het college en de raad in de financiële verordening. Op het programma ‘algemene dekkingsmiddelen’ is sprake van een niet acceptabele overschrijding van € 3,9 mln.

Om onrechtmatigheden zoveel als mogelijk te voorkomen zal in 2024 het proces ten aanzien van het tijdig melden van afwijkingen opnieuw beoordeeld worden om zoveel als mogelijk te voldoen aan de gewijzigde (uitleg van) de regelgeving. Hierbij zal expliciet aandacht zijn voor het tijdig melden van overschrijdingen op de lasten maar ook onderschrijdingen op de baten.
Daarnaast zal er in het laatste kwartaal van 2024 een analyse gemaakt worden op basis waarvan expliciet de afweging gemaakt zal worden of er over- of onderschrijdingen zijn die nog gemeld moeten worden. Ook

Voorwaardencriterium
Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving, zowel intern (door de raad vastgestelde verordeningen) als extern (landelijke en Europese regelgeving). Met onze interne controles sluiten we aan bij de goedkeurings- en rapporteringstoleranties zoals door de raad zijn vastgesteld.

De controle op naleving van de Europese regelgeving ten aanzien van het aanbesteden van opdrachten die de gemeente verstrekt heeft geleid tot een rechtmatigheidsfout van € 6,0 mln.
Uit de intern uitgevoerde spendanalyse blijkt dat contracten zijn afgesloten met een contractwaarde boven de Europese aanbestedingsgrens zonder dat deze Europees zijn aanbesteed en dat losse opdrachten bij eenzelfde leverancier gezamenlijk boven de aanbestedingsgrens uitkomen. Op basis van een steekproef wordt de omvang van de lasten die samenhangen met deze contracten en opdrachten geraamd op €1,6 mln. Daarnaast is sprake van een doorwerking van geconstateerde fouten uit vorig boekjaar voor € 4,4 mln.
De rechtmatigheidsfouten worden veroorzaakt door zowel losse opdrachten die gezamenlijk boven de aanbestedingsgrens uitkomen, als ook opdrachten die niet op de juiste wijze in de markt gezet zijn.

Naar aanleiding van de fouten uit vorig boekjaar is in het tweede kwartaal van 2023 een taskforce opgezet om de rechtmatigheidsfouten zo veel als mogelijk te beperken. Tevens is er vanuit de afdeling inkoop gestart met het uitrollen van een verbeterplan.

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium
Onder misbruik wordt verstaan het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of uitkeringen te verkrijgen of het niet of dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen.
Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan.

Uit de controles is naar voren gekomen dat de gemeente geen overkoepelend M&O beleid heeft vastgesteld. Hier gaat het college in 2024 mee aan de slag. Er zijn geen bevindingen boven de rapportagegrens.